Giải pháp phần mềm quản lý Gara ô tô hiệu quả theo quy trình chuẩn

Xây dựng phần mềm quản lý gara là một việc làm quan trọng và cần thiết trong việc quản lý và vận hành các hoạt động của một cơ sở sửa chữa ô tô. Phần mềm này sẽ giúp cho việc quản lý các thông tin về khách hàng, nhân viên, các dịch vụ sửa […]

Xây dựng phần mềm quản lý gara là một việc làm quan trọng và cần thiết trong việc quản lý và vận hành các hoạt động của một cơ sở sửa chữa ô tô. Phần mềm này sẽ giúp cho việc quản lý các thông tin về khách hàng, nhân viên, các dịch vụ sửa chữa và các hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, việc gia công phần mềm đòi hỏi sự chuyên môn cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các yếu tố cần thiết để xây dựng một phần mềm quản lý gara hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

>> Tham khảo: Tích hợp Zalo ZNS với phần mềm tích điểm Panda Loyalty – Giải pháp chăm sóc khách hàng qua tin nhắn Zalo

1. Tại sao cần xây dựng phần mềm quản lý gara?

• Thay thế excel trong việc lưu trữ dữ liệu khách hàng, bán hàng tại xưởng => việc lưu trữ sẽ được thực hiện trên phần mềm, có phân loại rõ ràng
• Hỗ trợ công tác chăm sóc khách hàng hiệu quả và tự động, tránh việc nhân viên bỏ sót không chăm khách
• Số hóa quy trình hoạt động: từ việc tiếp nhận xe vào xưởng, báo giá, thu tiền,… đều được thực hiện trên phần mềm
• Sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô: phần mềm mau chóng đáp ứng được khi bạn mở rộng quy mô của xưởng hoặc mở chuỗi gara ô tô mà không cần phải cài đặt gì thêm.
• Báo cáo số liệu theo thời gian thực, chủ xưởng không mất thời gian chờ nhân viên tổng hợp lại
• Theo dõi tình hình xưởng tại bất cứ đâu thông qua ứng dụng trên thiết bị di động
• Và còn rất nhiều lợi ích khác nữa mà phần mềm đem lại. Hãy liên hệ với GEN để chúng tôi tư vấn bạn được tốt hơn.

Với các lợi ích như trên, nếu gara ô tô áp dụng một cách triệt để phần mềm thì gara ô tô còn đạt được các lợi ích lâu bền hơn nữa như:

• Tăng doanh thu, tối ưu chi phí hoạt động
• Tăng năng suất lao động của nhân viên nhờ phân luồng công việc, quy trình
• Gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng từ đó giúp tăng lượng khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ

2. Quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu tại Gara chuyên nghiệp

(1) Tiếp nhận yêu cầu: Thông qua Booking form hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa của khách hàng khi đến Gara. Bao gồm các thông tin Tên xe, Biển số, Tình trạng hiện tại, Thông tin khách hàng,….

(2) Sau khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng, Cố vấn kỹ thuật sẽ thực hiện việc kiểm tra tổng quát tình trạng xe, xác nhận các lỗi và đề xuất hướng xử lý.

(3) Nhân viên nhận thông tin checklist cần xử lý, làm báo giá và gửi cho khách hàng chờ xác nhận từ khách hàng

(4) Sau khi gửi báo giá, với trường hợp khách hàng không đồng ý -> Dừng việc tư vấn

(5) Với trường hợp khách hàng đồng ý chi phí và báo giá. Cửa hàng tiếp tục phân công cho nhân viên kỹ thuật thực hiện việc sửa chữa.

(6) Nhân viên kỹ thuật được phân công sẽ phải check lại tình trạng và điền thời gian bắt đầu và thời hạn sữa chữa

(7) Cuối cùng, xác nhận lại chất lượng và bàn giao xe cho khách

>> Tham khảo: Tích Điểm Xếp Hạng Khách Hàng: Hướng Đến Trải Nghiệm Mới

3. Tư vấn xây dựng giải pháp phần mềm quản lý Gara ô tô

3.1. Các tính năng cần có cho hệ thống

• Tính năng quản lý khách hàng

Tính năng quản lý khách hàng là một trong những tính năng quan trọng nhất trong phần mềm quản lý Gara ô tô. Phần mềm này cần có khả năng lưu trữ thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin xe hơi của khách hàng và lịch sử sửa chữa. Điều này giúp gara quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng và đảm bảo rằng thông tin của khách hàng được bảo mật.

• Tính năng quản lý sửa chữa và bảo dưỡng

Phần mềm quản lý Gara ô tô cần có tính năng quản lý sửa chữa và bảo dưỡng để giúp gara quản lý quy trình sửa chữa và bảo dưỡng xe của khách hàng. Tính năng này cần bao gồm lịch sửa chữa và bảo dưỡng, quản lý dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng, báo giá, đặt hàng linh kiện và bảo hành.

• Tính năng quản lý bán hàng

Tính năng quản lý bán hàng là một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý Gara ô tô. Tính năng này cần bao gồm quản lý bán hàng, đặt hàng và quản lý kho. Điều này giúp gara quản lý quá trình bán hàng của mình một cách dễ dàng và hiệu quả.

• Tính năng báo cáo

Phần mềm quản lý Gara ô tô cần có tính năng báo cáo để giúp gara theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình. Tính năng này cần bao gồm báo cáo lợi nhuận, doanh thu, chi phí và tỷ lệ lợi nhuận. Báo cáo này giúp gara đánh giá được hiệu quả kinh doanh của mình và đưa ra những quyết định hợp lý.

• Tính năng tích hợp thanh toán

Tính năng tích hợp thanh toán là một tính năng quan trọng khác trong phần mềm quản lý Gara ô tô. Tính năng này giúp gara thu tiền một cách nhanh chóng và tiện lợi bằng cách tích hợp các hình thức thanh toán khác nhau, bao gồm thanh toán bằng thẻ tín dụng, chuyển khoản và tiền mặt.

• Tính năng quản lý lịch hẹn

Tính năng quản lý lịch hẹn giúp gara quản lý lịch làm việc của mình một cách hiệu quả. Tính năng này cần bao gồm quản lý lịch hẹn cho các dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng, bao gồm lịch hẹn cho các dịch vụ khác nhau, thời gian dự kiến hoàn thành và thông tin liên lạc của khách hàng.

• Tính năng quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý Gara ô tô cần có tính năng quản lý nhân viên để giúp gara quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả. Tính năng này cần bao gồm quản lý thông tin nhân viên, lịch làm việc, tính lương và thưởng.

• Tính năng quản lý kho

Tính năng quản lý kho giúp gara quản lý kho hàng một cách dễ dàng và hiệu quả. Tính năng này cần bao gồm quản lý hàng tồn kho, đặt hàng, nhập kho và xuất kho.

3.2. Phân hệ người dùng

3.2.1. Admin (Quản trị viên)

• Quản lý quy trình xử lý khi phát sinh yêu cầu bảo dưỡng/sửa chữa xe
• Phân quyền nhân viên
• Quản lý danh sách khách hàng
• Quản lý task nhân viên
• Quản lý danh sách nhân viên
• Quản lý quy trình thanh toán, xuất hóa đơn

3.2.2. End-user (Khách hàng)

• Kiểm tra tình trạng xe
• Form booking
• Lịch sử sửa chữa/bảo dưỡng

Phần mềm quản lý gara phù hợp với tất cả các loại hình sửa chữa từ bảo dưỡng định kỳ đến sửa chữa va chạm. Giải pháp này quản lý quy trình các bước từ lúc tiếp nhận thông tin yêu cầu sửa chữa của khách hàng, đến kiểm tra, báo giá và thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất. Các kỹ thuật viên cũng có thể dễ dàng theo dõi công việc và báo cáo hằng ngày. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách vận hành và quản lý khác nhau. Liên hệ Chuyển Đổi Số 365 để được tư vấn giải pháp công nghệ phù hợp nhất cho gara của bạn nhé.

Chuyển Đổi Số 365 – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp

– Địa chỉ: Tầng 04, QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh
– Fanpage: Chuyển đổi số 365
– Hotline: 0704550073
– Email: chuyendoiso@aegona.com