Chuyển đổi số trong doanh nghiệp, từng bước ứng dụng phần mềm công nghệ trong kinh doanh, thay đổi cách lãnh đạo, năng suất, hiệu quả hơn
Nhìn vào thị trường hiện nay, không thể phủ nhận được tầm quan trọng của chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được nền tảng chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp, cần tốn khá nhiều thời gian và công sức để nghiên cứu thực trạng doanh nghiệp, đang cần gì, mục tiêu như thế nào, nguồn lực hiện có…. Cùng Chuyển Đổi Số 365 tìm hiểu rõ hơn về bản chất, các bước chuyển đổi số phù hợp.
>> Xem thêm: Đầu tư làm app mobile – Xu hướng chuyển đổi số 2022
Chuyển đổi số là xu hướng chung của kỷ nguyên 4.0. Song không có một định nghĩa chung nào cho khái niệm chuyển đổi số. Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức có mô hình và phương thức quản lý khác nhau thì định nghĩa về chuyển đổi số cũng khác nhau.
Theo Microsoft: Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.
Với Công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner: Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới.
Đối với Chuyển Đổi Số 365 – Đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp: Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp như phủ sóng internet, phần mềm tích điểm chăm sóc khách hàng, xây dựng mobile app, gia công phát triển phần mềm, …thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty…
Tuy vậy nhưng với bất kì định nghĩa nào, chuyển đổi số vẫn luôn muốn hướng doanh nghiệp tới những cách vận hành hiện đại hơn, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, giảm thiểu sai sót trong khâu vận hành. Để chuyển đổi số thành công trong doanh nghiệp, không đơn giản là thay đổi cách thức sản xuất, mà còn thay đổi cả cách lãnh đạo, văn hóa doanh nghiệp,…
Internet vạn vật (IoT) là sự kết hợp của nhiều thiết bị được kết nối với nhau. Đây là một hệ thống thông minh được hình thành cho phép chia sẻ, phân tích dữ liệu và cho ra những thông tin hữu ích tới người dùng.
IoT là xu hướng chuyển đổi số đang phát triển mạnh mẽ với ước tính 700 triệu thiết bị kết nối hiện nay. Xu hướng này sẽ bùng nổ trong tương lai gần với sự xuất hiện của 5G. IoT băng thông rộng (4G / 5G) đang thay thế 2G và 3G để trở thành phân khúc với tỷ lệ ứng dụng IoT lớn nhất trên toàn cầu.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc ứng dụng 5G và IoT tới thời điểm hiện tại là đang là một xu hướng chuyển đổi số 2022 mới mẻ. Nhưng trên thực tế, trên thế giới đã có những công ty và tập đoàn tiên phong ứng dụng kết hợp cả hai công nghệ trên và đã có kết quả khả quan.
Sự bùng phát của dịch Covid-19 đã thúc đẩy xu hướng làm việc từ xa của các nhân viên cũng như chuyển đổi số của các doanh nghiệp bằng cách dịch chuyển nhiều hoạt động làm việc lên môi trường số. Tuy nhiên, điều này cũng đẩy những dữ liệu doanh nghiệp gia tăng rủi ro về an toàn và bảo mật thông tin.
Trong năm 2020, tại Việt Nam, 23 phần mềm độc hại liên quan đến COVID-19 đã bị phát hiện. Theo đó, nhân viên khi nhấn vào những tập tin chứa mã độc này thì tin tặc dễ dàng đoạt quyền điều khiển máy tính, gây ra các nguy cơ bao gồm truy cập trái phép vào các cuộc họp trực tuyến, lộ dữ liệu nội bộ, gửi tin rác vv.
Với các doanh nghiệp, việc chủ động áp dụng các giải pháp công nghệ nhằm bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng trong xu hướng chuyển đổi số là điều tất yếu. Trong số đó, việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big data) đang là hai công nghệ được áp dụng nhằm phóng chống rủi ro an ninh mạng.
2 công nghệ trên là yếu tố tối quan trọng trong việc xây dựng các hệ thống bảo mật tự động, nhận diện và phát hiện mối đe dọa tự động. Hai công nghệ này có thể phân tích một lượng lớn dữ liệu với tốc độ nhanh và chính xác hơn nhiều so với thao tác thủ công. Điều này có lợi cho cả các công ty lớn với lượng lớn dữ liệu và các công ty vừa hoặc nhỏ do thiếu hụt nguồn nhân lực.
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là việc sử dụng phần mềm số để tự động các bước công việc nhiều bước và trùng lặp. So với các hình thức tự động hóa khác, các giải pháp BPA có xu hướng phức tạp, được kết nối với nhiều hệ thống công nghệ thông tin doanh nghiệp (CNTT) và được điều chỉnh cụ thể theo nhu cầu của từng công ty.
Siêu tự động hóa sẽ là một xu hướng chuyển đổi số lớn vào năm 2022.
– Theo Gartner, 77% doanh nghiệp thường xuyên kết hợp, phát triển ứng dụng tự động hóa và các công cụ AI trong công việc thường nhật của họ. Nó xác định cách các công nghệ như máy học (machine learning), tự động hóa quy trình robot (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI), low code và những công nghệ khác.
– 93% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp dự kiến sử dụng BPA vào năm 2023, theo báo cáo của công ty Tư vấn và Kiểm toán Deloitte. Hầu hết các doanh đã sử dụng và đang có kế hoạch triển khai các sáng kiến tự động hóa nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược, chẳng hạn như cải thiện năng suất (96%) và hiệu quả hoạt động (93%) và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn (93%) (3).
– Tại Việt Nam, theo ông Dương Lê Minh Đức, chuyên gia Giải pháp FPT.AI của Tập đoàn FPT, một ngân hàng tại Việt Nam khi ứng dụng giải pháp dựa trên công nghệ A.I và BPA của FPT để tự động hóa quy trình đã rút ngắn 80% thời gian chờ đợi của khách hàng.
Hầu hết các tổ chức hiện nay đều đã hiểu được những tiềm năng của việc đầu tư vào các ứng dụng phân tích dữ liệu. Những công cụ này hứa hẹn sẽ tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và ra quyết định tốt hơn.
Theo báo cáo của MicroStrategy, 90% người tham gia khảo sát cho rằng dữ liệu và phân tích là yếu tố quyết định trong các sáng kiến chuyển đổi số của doanh nghiệp. Phân tích dữ liệu là chìa khoá để hiểu rõ bức tranh của khách hàng và tạo tiền đề cho các giải pháp sáng tạo, chiến lược quảng cáo và tiếp thị được cá nhân hóa và phù hợp với mục đích định hướng.
Việc áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu triệt để trong kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế cạnh tranh, đưa ra các quyết định nhanh và chính xác hơn, đề xuất mô hình dự đoán.
Bên cạnh đó, những công cụ có thể phân tích thực trạng của khách hàng và định hình lại bức tranh toàn cảnh 360 độ khách hàng. Các bộ dữ liệu khác nhau bao gồm hành vi mua, tâm lý người tiêu dùng và thông tin nhân khẩu học được tổng hợp và xem xét, từ đó tìm ra các mối tương quan ẩn mà con người không thể dễ dàng quan sát được.
Thứ nhất là làm nhanh, làm nhiều đồng nghĩa với hiệu quả: Không phải tất cả các vấn đề của doanh nghiệp đều cần số hóa. Tâm lý nóng vội, ứng dụng nhiều xu hướng công nghệ vào doanh nghiệp lại là nguyên nhân lớn khiến doanh nghiệp bị thất bại, doanh nghiệp khi đó sẽ bị sa đà, không đủ nguồn lực và thời gian để giải quyết các vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp.
Thứ hai là chuyển đổi số sẽ thành công ngay khi áp dụng công nghệ: Bạn phải nhớ rằng công nghệ chỉ là công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ không đủ để đảm bảo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thành công của chuyển đổi số phải nằm ở tư duy số hóa cởi mở, văn hóa doanh nghiệp và cách thức giải quyết vấn đề nhanh nhạy.
Thứ ba là chuyển đổi số chỉ là công việc của các ông lớn công nghệ: Đây lại là một sai lầm trong việc chuyển đổi số. Chuyển đổi số là sân chơi công bằng cho tất cả các doanh nghiệp, mà từ đó bất kỳ ai chủ động, nhanh nhạy có khả năng tìm được miếng bánh phù hợp với mình.
Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là nhà lãnh đạo cần phải xác định rõ ràng những gì đang xảy ra trong tổ chức và những xu hướng của thị trường. Từ đó lựa chọn hướng đi đúng cho doanh nghiệp.
Những nhu cầu hiện tại chưa được đáp ứng ở đâu? Nâng cấp hệ thống công nghệ sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu phát triển của công ty? Đâu sẽ là công nghệ số phù hợp với doanh nghiệp? Đây là những câu hỏi quan trọng trong thời gian đánh giá.
Sau khi đã có hình dung tổng quát về hiện trạng, bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đáp ứng được hai yếu tố là con người và dữ liệu.
Đây là yếu tố quan trọng hơn cả. Bởi xét cho cùng, công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ hỗ trợ. Công cụ dù có thông minh đến đâu mà người sử dụng không có tư duy thay đổi thì cũng không thể phát huy được tác dụng. Hay nói cách khác, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan tỏa đến các cấp nhân viên.
Dữ liệu là một thành phần không thể thiếu trong việc xây dựng quá trình chuyển đổi số. Nếu tận dụng tốt, dữ liệu sẽ tạo bàn đạp giúp doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh hơn . Tuy nhiên, ngoài việc phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp thì các nhà điều hành cũng cần chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược cũng như đối thủ của mình. Để từ đó có một cái nhìn bao quát về chuỗi giá trị doanh nghiệp trước khi tiến vào đường đua chuyển đổi số.
Từ việc đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng và cụ thể chuyển đổi số. Ban lãnh đạo phải đưa ra những công việc cần làm, thời gian thực hiện những việc đó, kết quả dự đoán của công việc,… Việc xây dựng kế hoạch càng chi tiết, chu đáo, càng dễ dàng thực hiện và bám sát. Đây là sự chuẩn bị thiết yếu cho sự thay đổi lớn như chuyển đổi số.
Khi đã có một kế hoạch cụ thể, việc tiếp theo cần làm là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Một chiến lược thông minh và đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và nhanh chóng. Để xây dựng chiến lược tốt nhất, ban lãnh đạo có thể tham khảo các tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác đã chuyển đổi số thành công. Sau đó, doanh nghiệp sẽ dựa vào nền tảng, mục tiêu và đặc thù riêng của mình để lập ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp
Tiến hành ứng dụng những thay đổi trong quy trình chuyển đổi số. Về cách thức hoạt động, vận hành, theo dõi phản hồi của khách hàng sau khi sử dụng,…
Đây là cơ hội để doanh nghiệp nhìn lại xem mình đã sẵn sàng hoàn toàn cho việc chuyển đổi số hay chưa. Hoạt động rà soát cho phép doanh nghiệp biết được công nghệ nào cần được cải tiến? Đâu là quy trình “lỗi thời” cần thay đổi? Khâu nào chưa sẵn sàng và hướng giải quyết như thế nào? Để từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.
Một lần nữa, những người đưa ra quyết định không nên dựa vào những suy luận trực quan của cá nhân mà cần nhìn vào những số liệu thực tế để tìm ra hướng đi hợp lý cho doanh nghiệp.
Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kĩ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud. Việc này đem lại rất nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp. Nó không những giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lí cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu. Lấy ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp đào tạo chuyển đổi số nội bộ, việc chuyển đổi tài liệu sang dạng số hóa sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Các quy trình hoạt động trong công ty cũng nên dần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả. Quy trình của doanh nghiệp được chia thành: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lí công việc,… Thêm vào đó, quy trình làm việc với khách hàng được số hóa cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó sẽ làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Chuyển đổi số không thể thành công nếu nó chỉ xuất phát từ phía lãnh đạo doanh nghiệp. Giao tiếp cởi mở là một thành phần quan trọng trong xây dựng quy trình chuyển đổi số. Phản hồi của người quản lý và nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng. Bởi dựa trên phản hồi này, các nhà lãnh đạo có thể thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa hiệu quả đào tạo. Để khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng, hãy thúc đẩy các cuộc thảo luận cởi mở, tinh thần cởi mở và cộng tác.
Các doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số đều cho rằng những thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ. Để toàn bộ nhân viên trong tổ chức hiểu rằng chuyển đổi số là hoạt động quan trọng thì nhà lãnh đạo cần làm rõ rằng chuyển đổi số là một chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Điều này cần phải được chứng minh thông qua các hành động, kế hoạch của công ty cũng như việc thành lập các nhóm chiến lược trong chuyển đổi số. Tất cả những điều đó báo hiệu cam kết của tổ chức trong vấn đề này.
Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là về mặt công nghệ mà yếu tố con người mới là điều cần chú trọng. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi. Thêm vào đó, nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng được với chuyển đổi số.
Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận sự thay đổi của nhân viên khiến việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số. Chính vì thế, việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kĩ lưỡng và toàn diện. Trong bối cảnh hiện nay, các nền tảng công nghệ phục vụ cho chuyển đổi số ngày càng nhiều và tối ưu hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn nên chú trọng trong việc xem xét, tìm hiểu và đưa ra lựa chọn phù hợp và có hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu lựa chọn không chính xác sẽ khiến nhân viên không thể áp dụng và phát huy hiệu quả của nền tảng công nghệ đó. Việc chuyển đổi số từ đó có nguy cơ thất bại hoặc khó khăn hơn rất nhiều.
Chuyển Đổi Số 365 – Đơn vị xây dựng và phát triển phần mềm chất lượng tại Hồ Chí Minh. Với những dịch vụ kinh doanh chủ yếu:
Chuyển Đổi Số 365 – Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
– Địa chỉ: Tầng 04, QTSC9, Công viên phần mềm Quang Trung, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh
– Fanpage: Chuyển đổi số 365
– Hotline: 0704550073
– Email: chuyendoiso@aegona.com