Dưới tình hình dịch bệnh diễn tiến phức tạp. Hầu hết các công ty đều làm tại nhà và đa phần là chưa thể thích nghi hoàn toàn. Đồng thời đó thì có một số doanh nghiệp vẫn chưa trang bị đủ hành trang để có thể làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Dưới đây là một công cụ tuyệt vời giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng kết nối đạt năng suất làm việc.

Đại dịch Covid-19 đã thúc đẩy việc chuyển đổi số doanh nghiệp trở nên nhanh chóng.Trong giai đoạn này cần thiết và cấp bách hơn bao giờ hết. Tình trạng Work From Home đang dần trở thành xu thế mới. Nhằm đảm bảo giãn cách xã hội đồng thời giúp linh hoạt các công việc vốn đặt nặng yếu tố thủ công trước đây. 

Hẳn là có nhiều doanh nghiệp chưa kịp thích nghi vẫn đang lục đục trong nội bộ. Tất nhiên việc quản lí công việc và nhân viên sẽ có nhiều thiếu sót. Dưới đây là những công dụng tuyệt vời từ email doanh nghiệp. Giúp bạn vận hành công ty tốt hơn khi làm việc từ xa.

Trước hết ta cần phải hiểu email doanh nghiệp là gì?

Có thể nói là một phương tiện quan trọng và không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trong việc giao tiếp, đàm phán kinh doanh. Nói một cách dễ hiểu là dịch vụ email với tên miền riêng của công ty. Nhằm phục vụ việc trao đổi thông tin online, nhận mail giữa các cá nhân, đơn vị và giao dịch trực tuyến giữa các doanh nghiệp. Quản lý tập trung với tên miền riêng, quản lý nội dung email, dung lượng lớn và chống spam hiệu quả tạo sự tin cậy tuyệt đối cho đối tác.

Một hệ thống email doanh nghiệp tốt, chuyên nghiệp chính là thể hiện bộ mặt của cả một công ty. Yếu tố tiên quyết đối với các doanh nghiệp ngày nay để thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Email doanh nghiệp giúp ta vận hành công việc work from home trơn tru thế nào?

1. Tổ chức các cuộc họp video và các sự kiện xây dựng nhóm với các thành viên nhóm từ xa

Hoạt động làm việc nhóm đóng vai trò rất quan trọng trong việc giải quyết những thách thức. Vậy trong trường hợp này làm sao có thể gặp nhau bàn bạc. Bạn muốn tất cả thành viên trong nhóm đều được kết nối để bàn bạc. Hoặc nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn vùng miền, điều quan trọng nhất là giữ cho mọi người được kết nối.

Với chức năng hội thảo video thật dễ dàng để gặp gỡ các thành viên trong nhóm ở bất cứ đâu trên đất nước hoặc thế giới, bất cứ lúc nào, tất cả đều từ máy tính hoặc thiết bị di động. Tham gia một cuộc họp video để lên ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện, xậy dựng nhóm ảo và hơn thế nữa. Giờ đây, mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại hoặc mất chi phí mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp.

2. Phối hợp kế hoạch và lịch trình dự án

Có thể theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm, đặc biệt là với thời hạn thay đổi, dễ dàng bổ sung chỉnh sửa trực tiếp. Chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc của nhóm. Và theo dõi hoàn thành kế hoạch dự án được tải lên (dạng file). Các thành viên trong nhóm có thể trực tiếp cập nhật tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải xem qua các cập nhật email của mọi người. Với tất cả mọi người truy cập và cập nhật cùng một lúc hoặc dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch trình thay đổi sẽ dễ dàng hơn.

3. Giữ tất cả thành viên trong công ty không bị lỡ thông báo

Bạn muốn truyền đạt một thông báo quan trọng đến mọi người ? Tìm kiếm một cách nhanh chóng để cung cấp cho tất cả một bản cập nhật cùng một lúc. Thông báo cho mọi người về 1 tin tức hay thay đổi lịch trình hoặc thông tin quan trọng khác. Bạn tạo một nhóm cho toàn bộ nhân viên, sau đó thông báo cho mọi người. Và bạn sẽ cập nhật bằng cách gửi lời mời, thông báo và lời nhắc đến địa chỉ nhóm.

4.Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên nhóm từ bất cứ nơi nào

Làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. Tránh nhầm lẫn giữa nhiều phiên bản nhờ có các tính năng đồng bộ tự động tức thì. Và tính năng theo dõi lịch sử phiên bản. Giới hạn những người có thể truy cập, xem hoặc chỉnh sửa tệp, ở bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Dễ dàng quản lý quyền truy cập tệp trong các cuộc trò chuyện. Giữa một với một và tư cách thành viên nhóm của bạn trong Team. Bạn có thể lưu trữ thỏa thích, tính năng này rất cần thiết trong môi trường doanh nghiệp cần lưu trữ nhiều tài nguyên.

5.Tạo khảo sát trực tuyến để nhận phản hồi hiệu suất hữu ích

Tìm kiếm một cách nhanh chóng để có được các thông tin về các thành viên trong nhóm của bạn. Với Biểu mẫu, bạn có thể tạo một khảo sát trực tuyến. Nhằm mục đích mọi người đều có thể nhận được phản hồi, mang lại hiệu xuất cao. Phác thảo các lĩnh vực quan trọng như hiệu suất nơi làm việc. Các kỹ năng giao tiếp, khả năng cộng tác,.. Với kết quả bạn đạt được, hãy lập kế hoạch cho nhu cầu đào tạo và mục tiêu phát triển của từng thành viên trong nhóm.

6. Dễ Dàng Kiểm soát

Khi ai đó rời bỏ công ty của bạn, bạn sẽ giữ quyền kiểm soát. Điều gì xảy ra khi giám đốc kinh doanh của bạn rời đi mang theo email cá nhân của cô ấy (anh ấy). Nếu họ đang sử dụng nó để tiến hành công việc kinh doanh cho tổ chức khác. Bạn sẽ không thể truy cập những email đó được nữa.

Mặt khác, nếu bạn sử dụng email doanh nghiệp bạn có thể thiết lập một tài khoản dưới tên của người đó. Bạn có thể chuyển hướng những email đó đến người quản lý mới. Hoặc bạn có thể tạo một email chung cho một số vai trò nhất định. Chẳng hạn như marketingmanager@yourbusiness.com để người mới tuyển dụng tiếp quản việc quản lý tài khoản đó. Họ sẽ chỉ cần thay đổi tên hiển thị của riêng họ.

Hiện nay có 2 nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp được ưa chuộng nhất. Đó là Google suite & Office 365

So sánh dịch vụ giữa 2 nhà cung cấp tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp

Ngoài những điều chia sẻ trên email đồng thời là công cụ giao tiếp với khách hàng. Khách hàng sẽ đánh giá tính chuyên nghiệp qua email. Vì thế đầu tư cho email doanh nghiệp là một điều cần thiết mà bạn nên làm.